Тоня Далтон - Продуктивная лентяйка [Как не делать лишнего и все успевать] [litres]

Да, это создает у нас ощущение занятости, но не делает нас продуктивными, что является обратной стороной списков дел. Они заставляют нас целыми днями «крутить педали», но не приближают к заветной цели. Генри Дэвид Торо говорил: «Быть занятыми недостаточно: таковыми бывают и муравьи. Вопрос в том, чем мы заняты». И если мы этого не знаем, значит, впустую тратим свою драгоценную энергию.

Люди обожают вычеркивать выполненные дела. Вы когда-нибудь вносили в свой список то, что уже сделали, только для того, чтобы это вычеркнуть? Я да. Проблема в том, что, если мы записываем задачи только для того, чтобы их вычеркнуть , наши списки не помогают нам быть эффективными, они формируют у нас дофаминовую зависимость.

Другими словами, мы, сами того не осознавая, записываем море рутинных задач, чтобы получить удовольствие от их вычеркивания. Мы используем свои списки дел для повышения настроения, а не эффективности.

Как правило, списки дел очень длинные и неупорядоченные, потому что в них нет фильтрующей системы. Мы просто добавляем в них пункты, по мере того как они приходят нам на ум. И когда просматриваем эти бессистемные талмуды в поиске очередной задачи, наш мозг подстрекает нас выбрать самую легкую, чтобы поскорее получить «дозу» дофамина. Дело в том, что дофамин не отличает важные дела от второстепенных; он просто знает, что их вычеркивание приносит удовольствие. А это значит, что важные задачи, приближающие нас к жизни, о которой мы мечтаем, и требующие обычно больше усилий, терпеливо ожидают своей очереди. В итоге наши приоритеты оттесняются на задний план списков дел и остаются забытыми и невыполненными.

Фокусируясь на краткосрочных победах, мы становимся близорукими и не видим масштабную картину своей жизни, то есть путь, освещаемый нашей «путеводной звездой». Вместо того чтобы целенаправленно прокладывать его, мы хаотично латаем дыры в дорожном покрытии, потому что это дает выброс дофамина. Вот почему мы все время чувствуем себя как загнанные лошади. Все. Время.

По данным исследования, проведенного LinkedIn среди профессионалов своего дела, только 11 процентов из них выполняют все запланированные на день задачи. Отсюда вопрос: как чувствуют себя в конце дня остальные 89 процентов специалистов?

Списки дел отнимают нашу энергию у важных задач, которые мы должны выполнить, чтобы получить результат, который действительно хотим иметь. Нам нужен список дел, ежедневно направляющих нашу энергию в верное русло и приближающих нас к нашей «путеводной звезде», мечтам и целям. Нам необходим список приоритетов. Именно такой список помогает правильно распределить свое ограниченное время и свою драгоценную энергию.

Когда у нас есть список приоритетов, мы больше не тратим свое время и силы на решения о том, с чего начать или что делать дальше, а просто переходим от одной задачи к другой, в порядке убывания их важности. Фокусирование на приоритетах является тем, что отличает занятость от настоящей эффективности.

Составление списка приоритетов отнимает не больше времени, чем составление списка дел, но, определяя приоритеты, мы сознательно выбираем, на что тратить свою энергию, а на что нет. Такой список позволяет начинать свой день с наиболее важных задач. Мы перестаем суетиться и нервничать, потому что точно знаем, с чего начать и к чему перейти. Мы ясно представляем свой день.

Список приоритетов включает три уровня: первоочередные, ключевые и второстепенные. Давайте рассмотрим каждый из них, начиная с верхнего.

Эти задачи способствуют достижению наших долгосрочных целей и имеют жесткие сроки выполнения.

ПРИМЕРЫ:срочные поправки в проект после получения обратной связи от руководства, поломка автомобиля или своевременная сдача отчета.

Это «горящие» задачи, с которых нужно начать свой день, поэтому мы переносим их на верхний уровень своего списка. Однако мы не должны тратить все свое время на «горящие» задачи, иначе его не останется на инновации, поиск креативных решений и другие стратегически важные дела. На этом уровне мы находимся в авральном режиме тушения «пожаров», поэтому не можем ясно мыслить и максимально реализовать свой потенциал.

Чтобы быть максимально эффективными, мы должны стремиться избегать аврального режима и стресса. По сути, многие «пожары» можно предотвратить предварительным планированием – разбить долгосрочные проекты на этапы с большим заделом времени (тем самым не только избежать аврала, но и более качественно выполнить работу), регулярно проводить техосмотр автомобиля и тому подобное.

Конечно, полностью исключить патовые ситуации мы не в состоянии. Они постоянно нарушают наши планы – невозможно предвидеть срочное задание от руководства, проблемы с интернетом, болезнь ребенка, но, по крайней мере, мы можем не создавать себе запарку с делами, которые в состоянии контролировать.

Эти задачи тоже приближают нас к конечным целям, но у них нет жестких сроков выполнения.

ПРИМЕРЫ:планирование бюджета, долгосрочные проекты или разработка каких-то рабочих процессов.

Отсутствие жестких сроков позволяет нам быть максимально эффективными, потому что можно спокойно сосредоточиться на работе, продумать какие-то нововведения и стратегии и поискать креативные решения. Однако по этой же причине (отсутствие жестких сроков) такие задачи часто откладываются на потом, пока не превращаются в «горящие», и мы снова чувствуем себя так, словно тушим лесной пожар садовым шлангом.

Несмотря на то что список приоритетов разделен на три уровня, они не равнозначны. Наибольшую значимость представляют задачи этого уровня. Они в высшей степени способствуют нашей самореализации, так как у нас есть время их тщательно проработать и качественно выполнить. Это область наибольшей эффективности. Это область, где мы сеем семена, которые в будущем дадут плоды.

Эти задачи имеют жесткие сроки выполнения, но они не приближают нас к нашей «путеводной звезде» или жизненным целям.

ПРИМЕРЫ:большинство телефонных звонков и писем, связанных с проектом, в котором мы добровольно или вынужденно участвуем, но не имеющим отношения к нашим приоритетам. (Это называется «синдромом хорошей девочки», когда мы просто не можем сказать «нет».)