Тоня Далтон - Продуктивная лентяйка [Как не делать лишнего и все успевать] [litres]

Задачам этого уровня нужно уделять как можно меньше времени, но в силу своей срочности они часто «кричат» громче остальных.

Я специально назвала приоритеты этого уровня второстепенными . Так нам будет проще запомнить, что они наименее значимые и должны выполняться по возможности последними. Сдвиг мышления заключается в том, чтобы переместить эти кричащие, но второстепенные задачи на задворки своего списка. Это может вызывать определенный дискомфорт, но он необходим для изменения привычного порядка вещей.

Я предложила бы вам вообще подумать о том, чтобы исключить или делегировать какие-то второстепенные задачи. К примеру, обязательно ли вам каждый раз загружать посуду в посудомойку, или это могут сделать другие члены семьи? Обязательно ли вам отвечать на каждый телефонный звонок в разгар работы, или можно выделить какое-то другое время для телефонного общения? Профильтруйте свои задачи и подумайте, на что вы действительно хотите тратить свое время и силы.

Хочу отметить, что, в отличие от матрицы Эйзенхауэра, на которой основана эта система ранжирования приоритетов, в ней нет четвертого уровня с несущественными и несрочными задачами. Я специально ее исключила. Не думаю, что свое бесценное время стоит тратить на дела, которые лучше назвать пустой тратой времени, а не приоритетами.

Распределение задач по степени их важности помогает понять, что необходимо сделать сейчас («Первоочередные задачи»), что требует постоянного внимания для достижения долгосрочных побед («Ключевые задачи»), что следует переоценить («Второстепенные задачи»). Продуманный список приоритетов помогает избежать запарки , говорит нам, с чего начать, делает нас более уверенными и организованными, мотивирует фокусироваться на важных областях своей жизни.

А теперь, когда вы понимаете, что такое список приоритетов, я предлагаю вам практическое задание. Готовы?

Представьте, что вы купили красивую голубую рубашку в универмаге Target, а дома рассмотрели и поняли, что она вам мала. Вернуть вещь можно не позднее чем через неделю. К какой из категорий своего списка вы отнесете эту задачу?

ОБВЕДИТЕ:

ПЕРВООЧЕРЕДНЫЕ КЛЮЧЕВЫЕ ВТОРОСТЕПЕННЫЕ

Обвели? В конце главы мы проверим ваши ответы и посмотрим, как вы преуспели.

Расставлять приоритеты не сложно, но одна из загвоздок заключается в том, что мы часто путаем срочное с важным . Многие считают, что это, в принципе, одно и то же. Давайте внесем ясность и разграничим данные понятия:

ВАЖНЫЕ ЗАДАЧИ:имеют отношение к нашим приоритетам; способствуют осуществлению наших заветных целей; являются шагами на пути к нашей «путеводной звезде».

СРОЧНЫЕ ЗАДАЧИ:имеют жесткие, «горящие» сроки выполнения; это «пожары», требующие нашего внимания.

Таким образом, срочные задачи связаны только со временем . Но, поскольку в вашем списке эти пункты отмечены восклицательными знаками, вы, как правило, начинаете свой день с них, несмотря на то что эти дела не связаны с вашими приоритетами. И в большинстве случаев они с ними не связаны: просьба коллеги срочно помочь с проектом, который она дотянула до последнего дня; шквал сообщений от подруги, у которой образовался завал с работой; и, наверное, порядка 80 процентов содержимого вашего электронного ящика. Надо. Проверить. Почту.

Большинство срочных дел в вашем списке не являются в действительности важными; они просто кажутся таковыми, потому что громче всех требуют вашего внимания и, расталкивая всех локтями, пробиваются вперед, в то время как важные дела остаются невыполненными. Хочу открыть вам один секрет: «Если ставить на первое место важные задачи, срочные исчезают» . Потому что вы становитесь проактивными и не допускаете авралов.

В режиме срочности мы просто реагируем на ситуацию, быстро действуя и плохо соображая. В режиме важности мы занимаем проактивную позицию, позволяющую нам оставаться спокойными, рассудительными и сосредоточенными.

Жанна записалась на мой курс «БЛАГОполучия» всего через несколько недель после выхода на работу из декретного отпуска и на онлайн-занятиях обычно держала на коленях двух своих обожаемых малышей. Она очень любила и свою семью, и свою работу, поэтому хотела удостовериться в том, что уделяет этим сферам своей жизни должное внимание.

А любая молодая мама вам скажет, что это проблематично на первых порах, когда появляется много новых дел и забот.

Мне стали понятны трудности Жанны, когда она поделилась со мной одним из выполненных упражнений. В нем нужно было распределить задачи на важные и срочные. [Ценное примечание: большинство задач в этом (и в вашем) списке являются не важными, а просто срочными.]

Жанна отметила все пункты как важные. Все без исключения. Не удивительно, что она разрывалась на части. Двое маленьких детей отнимают огромное количество сил и времени, но когда вы не знаете свои приоритеты, крайне сложно понять, с чего начать, поэтому и возникают суета, спешка, паника, «запарка». Однако Жанна в этом не одинока. Мы все сутками сбиваемся с ног и тушим столько «пожаров», что нам некогда остановиться и спросить себя, что нужно сделать в первую очередь, на что вообще не обращать внимания.

Когда мы не понимаем, что в нашей жизни главное, возникает приоритетная слепота. Это что-то вроде информационной слепоты, о которой я рассказывала в главе 3. На нас обрушивается такой шквал просьб и задач, что мы теряем из виду действительно важное.

И так мы продолжаем взваливать на себя все больше дел и забот, которые только давят на нас своей тяжестью и мешают идти к жизни, о которой мы мечтаем. Мы должны задать себе вопрос: «Когда наша лодка перегружена и идет ко дну, от чего мы избавимся?»

Ничто так не проясняет приоритеты, как критическая ситуация. Когда ваш корабль тонет, вы вдруг моментально решаете, что выбросить за борт, естественно, не фамильные вещи или фотоальбомы. В такие моменты намного легче понять, что все остальное представляет собой мертвый груз, затягивающий вас в морскую пучину.

Не нужно ждать критической ситуации, чтобы определить свои приоритеты. Не нужно ждать, пока ваш корабль потерпит бедствие, чтобы решить, куда направить свою энергию. Нужно ЯСНО понять, что в вашей жизни главное.

Я знаю, что важные задачи сложно сформулировать. Чтобы помочь вам отделить важные дела от просто срочных, я разработала следующую систему критериев:

Процесс прояснения приоритетов очень прост – я называю его «тестом пяти пальцев». Оцените задачу по пяти перечисленным выше критериям и загибайте пальцы, когда она им соответствует. Если вы загнули три или более пальцев, значит, задача заслуживает того, чтобы отнести ее к важным. Два или меньше? Это второстепенная задача.