Джен Ягер - Всё! Доводи до конца [Синдром незавершенных дел]

5. Назначить дату заседания, на котором соберется комитет выездного совещания, чтобы обозначить круг вопросов для обсуждения на мероприятии. Как только будет назначен день проведения заседания комитета, обозначить дату самого выездного совещания.

6. Написать электронное приглашение на предварительное заседание.

7. Утвердить текст приглашения на выездное совещание у одного из членов комитета и получить обратную связь.

8. Как только приглашение будет утверждено, разослать его по электронной почте.

9. Зайти на сайт типографии, которая выполняла заказ на печать в прошлый раз, найти информационные листки и отпечатанные раздаточные материалы.

10. Отправить заказ на разработку образца раздаточного материала.

Ваша цель — не стать тем, кто только и делает, что составляет списки. Вместо этого вы создаете его и отслеживаете его выполнение, дабы ваша эффективность оказалась максимальной и повысилась вероятность того, что ваш проект будет подготовлен и запущен. OTD — Out of door («запуск») — еще один из моих любимых акронимов.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Составьте очень простой список дел на сегодня, причем не важно, рабочий у вас сегодня день или выходной. Какой принцип организации вы выберете? По хронологии или по важности?

СПИСОК ДЕЛ НА СЕГОДНЯ

Сегодняшнее число _________ День недели _________

1) __________________________

2) __________________________

3) __________________________

4) __________________________

5) __________________________

Завтра еще раз взгляните на список. Сколько пунктов вы выполнили? Помогло ли вам то, что вы упорядочили его определенным образом?

2. Если выяснилось, что вам не очень подходит составлять на бумаге список предстоящих дел, то какую систему в таком случае вы выработали для себя, если таковая имеется? Изучите подробно электронные ресурсы для ведения списков — они перечислены в разделе «Дополнительные ресурсы» в конце книги. Лично я предпочитаю вести списки на компьютере, в телефоне или на бумаге, но очень многие доверяют мобильным приложениям (одни из них бесплатные, другие нужно оплатить на месяц или год), которые помогают держать в упорядоченном виде недельные и годовые задачи.

Всем неприятно получать отказ, и большинство из нас, услышав «нет», принимает это на свой счет. Особенно если присутствует страх кому-то не понравиться. Но что еще важнее — если вам неловко слышать «нет», то, вероятно, так же неловко его и произносить.

Такие внутренние противоречия могут держать вас словно зажатым в тиски; вы начинаете соглашаться со всем подряд и, сами того не замечая, вдруг обнаруживаете у себя слишком много дел. Подобная ситуация заставляет бросать то, что необходимо доделать до конца.

Поговорим о том, как научиться давать отрицательный ответ. Нужно чаще прибегать к здравому смыслу. Вы не должны испытывать неловкость, если не хотите выполнять просьбу коллеги, — хотя бы потому, что это не ваша работа. Однако если начальник просит срочно переключиться на другую задачу, то в таком случае отказ — не самое мудрое решение.

Почему я так заостряю внимание на этой проблеме и посвящаю ей целую главу? Дело в том, что говорить «нет» в безобидной форме столь же важно, как и отказывать кому-то в чем-то в принципе. Если своим «нет» вы вызываете неприязнь или вас начинают воспринимать как человека, который наплевательски относится к дополнительной работе, отказ в небольшой просьбе в будущем может вылиться в неприятные последствия.

Итак, вы собираетесь отклонить запрос — вежливо, признавая и уважая нужды и приоритеты того, кто просит уделить ему время и сосредоточиться на его просьбе. Поскольку умение говорить «нет» связано с умением ставить цели и расставлять приоритеты, ответьте себе на следующие вопросы. Соответствует ли то, о чем вас просят, вашим профессиональным и личным целям? Если всё же вы согласитесь выполнить поручение, будет ли это способствовать выполнению ваших собственных первостепенных задач? В случае согласия поможет ли это быстрее доделать уже начатое, чем бы оно ни являлось?

Если ответ — нет, в таком случае по возможности откажитесь, но так, чтобы было понятно: вы не отвергаете лично того, кто просит, или его просьбу, а просто вам поручено сделать что-то другое в то же самое время. Вы даже можете сказать нечто вроде: «Я буду рад помочь, как только разберусь с этим конкретным проектом».

Еще один способ отказать и при этом не оттолкнуть того, кто просит о помощи, — предложить в качестве исполнителя кого-то другого. Чаще всего, обращаясь за помощью, мы просто ищем того, кто способен решить проблему, и не суть важно, кто им окажется. Предложите одного или нескольких специалистов, способных вас заменить, — если, конечно, это не вызовет у них раздражения, — и вы тем самым снизите градус недовольства своим отказом.

Возможно, у вас на примете окажется организация, ассоциация или компания, а не конкретный человек, — предложите их: так вы снизите вероятность вызвать недовольство коллеги, которому переадресовываете просьбу (если только вы не договорились с ним обо всем заранее).

Еще один способ — посоветовать другой отдел в вашей же компании, если его сотрудники — более подходящий вариант и, по вашим сведениям, даже обрадуются такой уникальной возможности показать себя в деле.

Если вас тянет согласиться, когда в действительности вы этого не хотите, то, вероятно, здесь таится какая-то неудовлетворенная потребность, уходящая корнями в детство. Возможно, будучи ребенком, вы стремились дать понять родителям, что вы с ними — одна команда и заслуживаете их любви и внимания. Теперь, в сознательном возрасте, вам кажется, что вы не способны изменить этот тип реакции, общаясь с коллегами в офисе или на выездных переговорах. По крайней мере, возьмите паузу и обдумайте запрос, который потребует вашего времени или сдвинет вас с пути к вашей цели. «Мне необходимо проанализировать эту задачу, я дам ответ позже» — вот фраза, которая позволит выиграть время.

Получив отсрочку, можете посоветоваться с близким другом, членом семьи или даже с коллегой, если вам это не навредит. Кто в курсе вашей загруженности и знает, что у вас один или несколько проектов первостепенной важности, которые действительно надо довести до конца, может вразумить вас принять лучшее решение, в данном случае — отказать. Заручившись поддержкой со стороны относительно важности ваших приоритетов или даже просто взяв тайм-аут, чтобы всё обмозговать самостоятельно, вы получаете возможность продумать отказ заранее. Если возьмете день-два, чтобы проанализировать запрос, и решите сказать «нет», оно прозвучит не так резко, как если бы вы сходу отфутболили человека. Это может навести его на мысль, что вам вообще безразличны чьи бы то ни было нужды.