Джен Ягер - Всё! Доводи до конца [Синдром незавершенных дел]

T— Метим строго в цель.Вы собираетесь плотно засесть за какое-то очень важное конкретное поручение и довести его до конца. Как только вы с ним разберетесь, вы сможете приступить к следующему. Чем конкретнее то, что нужно сделать, тем выше вероятность, что вы это сделаете. Вместо того чтобы думать, что ваша цель — написать роман, говорите, что вам нужно написать фантастический или исторический роман, действие которого будет происходить в Индии в промежутке с 1940-х годов до конца британского правления.

I— Совершенствуемся.Будьте открытыми и пробуйте новое — новые идеи и технологии, которые способны помочь вам быстрее и легче закончить начатое и получить лучший результат. Или, быть может, у вас уже есть какой-то способ, который хорошо зарекомендовал себя в действии, но о котором вы забыли, а теперь самое время его применить?

O— Систематизируем.Концепция систематизации, призванная увеличить скорость и повысить вероятность того, что вы выполните поручение, включает в себя диапазон действий от такого базового принципа по организации процесса, как предварительное исследование по задаче, до таких более масштабных целей, как группировка задач. Например, провести несколько необходимых телефонных интервью в один день или поставить себе за правило, что вы работаете над приоритетным проектом каждое утро с 9 до 12, так что вы будете двигаться в заданном темпе, который повысит вашу эффективность.

N! — Прямо сейчас!Существует миллион причин, по которым можно делать что-то другое вместо той задачи, которую вы поставили себе главным приоритетом. Сейчас мы должны вспомнить, что в большинстве случаев отсрочки указывают на прокрастинацию. Я годами наблюдала, как многие утверждают: начинать дело им сложнее, чем доводить его до конца, — однако, приступив к откладываемому проекту, они с удивлением обнаруживают, насколько он движется быстрее, нежели они себе представляли прежде. Многие «зависают» на задаче, и это их очень выматывает. Причины, по которым хочется что-то отложить в сторону, могут показаться разумными. Ну, например: начальник велел переключиться на другую задачу, или в клиентском отделе произошла внештатная ситуация, и только вы, как вам кажется, можете это исправить. Но если вы задумаетесь, станет очевидно, что это не разумная причина, а один из пунктов Списка-22. Осознайте и разрешите эту проблему, из-за которой вы не занимаетесь вашим приоритетным проектом прямо сейчас, — и вы продвинетесь вперед по пути завершения всего, что вы начали и решили довести до конца сами.

В главе 8, «Эффективный список дел», мы рассмотрим один из по-настоящему действенных инструментов для достижения цели и выполнения заданий — составление списка дел. Но прежде чем вы приступите к упражнениям в данной главе или перескочите на следующую, хочу еще раз вернуть вас к журналу учета времени из предыдущей главы.

Журнал учета времени содержит подробную информацию как минимум об одном рабочем дне, который вы отслеживали. Теперь, когда вы определились со своими приоритетами, а также краткосрочными и долгосрочными целями, выделите или обведите все дела за день и вечер, относящиеся к числу тех, которые вам нужно сделать и которые вы должны завершить в обязательном порядке.

Проводите ли вы за их выполнением бо́льшую часть времени? Вы закончили с ними или нет? Или, возможно, вы думали, что будете заниматься приоритетными проектами, но, увы, занимались множеством не связанных с ними задач. А возможно, вы потратили огромное количество времени и сил, чтобы сделать то, что вам нужно сделать, однако не закончили так быстро, как хотелось бы. Читайте дальше! Благодаря информации, которую вы о себе собираете, вы будете в совершенстве владеть своим временем и улучшите способность доводить начатое до конца.

Не все «подвисшие» дела и проекты одинаково важны. Вы сами решаете, приступать вам к ним по порядку или нет. Иногда за вас решают другие — например, начальник заглядывает к вам в кабинет или подходит к вашему рабочему месту и говорит: «Прервись и приготовь через час вот это…»

Чтобы рассортировать различные незавершенные задачи, проекты и вопросы и решить, что делать дальше, составьте список дел. Можете составить один список для дел по работе и другой — для личных. Затем около каждого пункта укажите причину, по которой это дело отложено, а также возможные последствия того, что дело не будет завершено.

Подумайте над всеми без исключения пунктами из списка и решите, продолжать эти дела или нет. Если вы решили, что надо продолжить, то в каком порядке?

Также напротив каждого дела можете проставить срок выполнения: «прямо сейчас», «к концу рабочего дня», «к концу недели», «к концу месяца», «через полгода», «через год», «через пять лет» и так далее.

Вот «рыба» такого списка.

Бизнес-задача, проект или вопрос:

__________________________

Вы сами для себя решили это сделать — или вам поручили?

__________________________

Какими могут быть последствия, если вы не завершите задачу?

__________________________

Поставьте оценку от одного до десяти (где 1 — наименее важное и 10 — наиболее важное) той задаче, которую вам надо завершить.

__________________________

Если вы решили, что ее надо доделать, то в какой срок?

__________________________

Распишите таким же образом все задачи по работе и личные дела, которые вы хотите доделать.

Как только вы распишете каждый пункт без исключения, пронумеруйте список в порядке значимости задач — от одного до числа задач в вашем списке.

Отсортируйте задачи по степени значимости, начиная с первой.

Поставьте дату составления этого списка и возвращайтесь к нему после каждого выполненного задания. Впрочем, если обстоятельства изменились, не держитесь упрямо за устаревший список и внесите изменения — уберите из него часть пунктов, а какие-то добавьте.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Воспользуйтесь формой для заполнения по методике ACTION! из раздела «Приложения», чтобы оценить приоритетность проекта или задачи, которые вам необходимо завершить.

2. Не торопитесь и подумайте, как можно упростить этот список, выделив по одной самой важной для вас цели в трех областях: работа или школа; личное; проекты, требующие завершения.

Цель по работе (или по школе): __________________

Личная цель: __________________

Проект, который я хочу закончить: __________________

Теперь к каждой из них примените методику SMART-целей.

Цель по работе: __________________

S — конкретная __________________

M — измеримая __________________

A — достижимая __________________

R — реалистичная __________________

T — ограниченная во времени __________________