Джен Ягер - Всё! Доводи до конца [Синдром незавершенных дел]

Пройдите тест по самоконтролю, призванный помочь вам с расстановкой приоритетов. Действительно ли тому проекту или заданию, над которым вы сейчас работаете, нужно посвятить всё время, пока дело не будет сделано, или в ваших интересах переключиться на что-то другое?

Решаем, на чем сейчас сосредоточить внимание (и делать, пока не закончим) [4] Это адаптированная версия теста из книги «Работайте меньше, делайте больше. Семидневный тренинг повышения продуктивности» (Work Less, Do More: The 7-Day Productivity Makeover, 2008). — Примеч. авт. .

1. Поставьте оценку от одного до пяти, где один — наименее важное, пять — наиболее важное: какой номер присвоить задаче, которую вы оцениваете? _________

2. Поставьте оценку от одного до пяти задаче, на которую вы хотите переключиться. _________

3. Поставьте оценку от одного до пяти: насколько точно по времени должно быть выполнено задание, над которым вы работаете, и задание, на которое вы хотите переключиться? _________

4. Оба задания одинаково зависят от сроков? Это события, которые невозможно пропустить (например, свадьба или похороны), или это регулярные занятия? _________

5. Поставьте оценку от одного до пяти: насколько жесткий дедлайн у этой задачи? _________

6. Вкратце опишите, у какого задания больше преимуществ: у того, над которым вы сейчас работаете вплоть до его завершения, или у того, на которое хотите переключиться. _______________

7. Кто попросил вас сделать/закончить задание? Ваш начальник, коллега, начальник вашего начальника? Или это было ваше личное решение? _____________

Существует много способов приблизиться к расстановке приоритетов. Один из наиболее распространенных — метод квадрантов или матрицы, который Стивен Кови описал в книге «Семь навыков высокоэффективных людей». В матрице Кови четыре клетки. Верхний левый угол — срочные дела, или № 1. Верхний правый — несрочные, или № 2. По вертикали расположены слова — «важные» и «неважные». Под квадратом «Срочные № 1» стоит квадрат «Важные № 3», а справа — под «Несрочными № 2» стоит квадрат «Неважные № 4».

Ключевая идея в том, чтобы заниматься делами из квадрантов «Важные и срочные» и «Важные несрочные» и не тратить время на квадранты 3 и 4. Какие дела попадают в эти части матрицы? Сюда Кови относит всё, на что мы отвлекаемся: хлопотливую работу, то, на что зря уходит время, и даже то, что мы относим к категории «какие-то встречи» и «какие-то телефонные звонки».

Другой подход к приоритетам — принцип Парето 80/20. Разработка концепции этого инструментария для расстановки приоритетов приписывается итальянскому экономисту Вильфредо Парето. Еще в 1906 году он обнаружил, что 80 % территории его родной Италии находится во владении лишь 20 % ее населения. Со временем принцип 80/20 стали применять и к другим областям, а в конечном счете — к распределению времени, предположив, что 20 % усилий приносят 80 % результата. Ключевой момент в том, чтобы понять, что это за 20 % усилий, а затем применить их непосредственно к определению приоритетов, дабы убедиться, что вы занимаетесь теми вещами, которые принесут вам наибольшую выгоду, будь то ваш бизнес или личная жизнь.

Что значит расставить приоритеты? Это значит быть уверенным: лучший вариант использования вашего времени — то, что вы делаете в данный момент. В приоритете может стоять проект, или личные отношения с кем-то, или задание, которое для вас имеет наибольшее значение. Отнюдь не факт, что вы хотите тратить свое время на это в данную минуту, но подразумевается, что вам следовало бы это делать, по вашему мнению, — и именно потому такое дело является приоритетным.

Иногда приоритеты навязываются вам руководством; или же, наоборот, если вы индивидуальный предприниматель, вы расставляете их сами в силу характера вашей деятельности. Чаще всего пространство для маневра невелико.

Но у других — вариантов больше, и им приходится постоянно анализировать, что нужно сделать этим утром, днем, сегодня вечером и даже в данную минуту.

Мое особое увлечение — акронимы. Вот еще один, который я придумала для предыдущей книги — «Работайте меньше, делайте больше» (Work Less, Do More, 2008). Это план к действию — ACTION!

A— ( Assess ) Даем оценку.

C— ( Control ) Ежедневно контролируем процесс.

T— ( Target ) Метим строго в цель.

I— ( Innovate ) Совершенствуемся.

O— ( Organize ) Систематизируем.

N! — ( Now! ) Прямо сейчас!

Вот как можно с помощью этой методики довести до конца всё, за что вы беретесь.

A— Даем оценку.На данном этапе вы просматриваете все свои обязательства, которые необходимо выполнить, и решаете, что делать в первую очередь. Задайте себе вопрос Алана Лакейна: «Как мне наиболее эффективно использовать данную минуту?» Если вас попросили выступить на крупнейшей конференции, а на прошлой неделе вы имели оглушительный успех на другом подобном мероприятии, вы тем не менее прежде всего быстренько набросаете что-нибудь для будущего выступления. С того момента, как в вас закралось предубеждение: успех в одной ситуации гарантирует такой же успех и в другой, — провал, вероятно, не за горами.

Приступайте к каждой обязанности бодро, воодушевленно и с посылом получить наилучший результат, как это было впервые, когда вы начали работать или впервые приступили к написанию книги, — и вы, скорее всего, будете довольны каждым последующим результатом.

Это более развернутая версия присказки — «Не загадывай».

C— Ежедневно контролируем процесс.Фокусируйте внимание именно на том, на что вы в состоянии повлиять своим собственным поведением, а не впадайте в рассуждения на тему, кто или что может помешать вам чего-либо достичь. У вас есть проекты, которые нужно завершить, и множество перерывов и отвлекающих факторов, с которыми необходимо справиться. Но, по моим наблюдениям в сфере управления временем, которые длились более трех десятков лет, если мы прерываемся на что-то, то, скорее, сами мешаем себе рационально использовать время. Можете подключить к мобильному телефону голосовую почту. Можно не приступать к новым задачами и делам: таким образом вы будете концентрировать внимание на том, чтобы закончить проект, который вы назначили приоритетным.

Как еще можно осуществлять контроль? Если вы завалены слишком большим количеством поручений, не переместиться ли вам хотя бы ненадолго куда-то еще — туда, где вы сумеете сосредоточиться на одном текущем проекте? Если в вашей компании есть корпоративная библиотека, вам, возможно, стоит отправиться туда, чтобы спокойно всё обдумать и составить план. Если вам разрешается работать удаленно, выделите дополнительный день или два, чтобы поработать из дома, где вас будут меньше отвлекать. И наоборот, если у вас дома маленькие дети и слишком много отвлекающих факторов, можно рассмотреть вариант поработать в офисе. Если вас наняли как удаленного сотрудника, идите работать в городскую библиотеку, кафе или воспользуйтесь коворкингом, который стал очень популярным (правда, если вы можете себе это позволить).