Джен Ягер - Всё! Доводи до конца [Синдром незавершенных дел]

Порой вы даже понятия не имеете, куда у вас девалось время, когда подошли к концу день, неделя или месяц. Если вы не первый раз читаете книгу про тайм-менеджмент, то знаете, что нужно вести дневник и что он способен оказаться весьма ценным инструментом. Если вы всё подробно записываете в ежедневник, создайте на его основе дневник, с помощью которого обнаружатся скрытые резервы времени. Можете сделать дневник прямо в текущем ежедневнике или отксерить из него пару страниц и отделить дневное расписание от более подробного журнала времени, который вы сейчас ведете.

Ниже представлен образец журнала учета времени; можете в него вписать, как вы сейчас проводите свой день. (Если у вас достаточно подробный ежедневник, сделайте из него журнал учета времени. В разделе «Приложения» приводится еще один образец такого журнала — его тоже можно использовать для учета.)

Можно вписывать прямо здесь или сделать несколько копий страницы, чтобы отслеживать свое время в течение нескольких дней. Если вы встаете в 7:00, прямо с этой графы и начните записи. Если в 5:00 — то с этого момента.

ЕЖЕДНЕВНЫЙ УЧЕТ ВРЕМЕНИ. ЛИСТ 1

Сегодняшнее число: ____________________

День недели: ____________________

Тип дня: ____________________ (работа / школа / досуг)

Завершите дневные записи, проставив время, когда вы легли спать.

________________ __________________________________

Дополнительно:

Отметьте те временны́е промежутки, когда вы чувствовали себя особенно бодрым или сильно уставшим; также пометьте часы наибольшей продуктивности, время, когда вы особенно сосредоточены и внимательны к деталям. В какие часы у вас лучше всего или хуже всего получается работать с людьми — и лично, и по телефону?

________________ __________________________________

ЕЖЕДНЕВНЫЙ УЧЕТ ВРЕМЕНИ. ЛИСТ 2

Сегодняшнее число: ____________________

День недели: ____________________

Тип дня: ____________________ (работа / школа / досуг)

Завершите дневные записи, проставив время, когда вы легли спать.

________________ __________________________________

Дополнительно:

Отметьте те временны́е промежутки, когда вы чувствовали себя особенно бодрым или сильно уставшим; также пометьте часы наибольшей продуктивности, время, когда вы особенно сосредоточены и внимательны к деталям. В какие часы у вас лучше всего или хуже всего получается работать с людьми — и лично, и по телефону?

________________ __________________________________

Пока что отложите в сторону заполненные листы учета времени. Мы будем их разбирать в следующей главе.

Вот несколько вариантов, как можно использовать обнаруженные вами скрытые временные резервы — по пути на работу, по вечерам, в обеденный перерыв или на выходных.

1. Составить план, как лучше использовать скрытые резервы времени.

2. Брать с собой ноутбук, планшет или использовать смартфон, чтобы писать короткие заметки, заниматься рабочими делами — либо попросту расслабляться и смотреть видео, телевизор или слушать музыку.

3. Сделать несколько физических упражнений.

4. Провести сеанс медитации.

5. Поспать днем.

6. Устроить с коллегами мозговой штурм по телефону, скайпу или лично.

7. Пообщаться с кем-нибудь.

8. Вздремнуть (если вы не навредите себе этим, чтобы никто не подумал, будто вы ленитесь или не выполняете своих обязанностей. Некоторые прогрессивные компании оборудовали специальные комнаты для сна и кресла для отдыха в уборных, где разрешается ненадолго вздремнуть).

9. Пересмотрите свои долгосрочные и краткосрочные цели.

10. Имейте при себе бумажные листки для заметок или поздравительные открытки, которые вы можете заполнить и отправить.

11. Почитайте книгу — обычную, электронную или послушайте аудиоверсию.

12. Сделайте что-нибудь по дому или выполните чье-нибудь поручение, если пообещали, — и вы освободите себе большой кусок времени вечером или на досуге.

13. Вспомните какую-нибудь незавершенную задачу. Запишите хотя бы три причины, почему в профессиональном и личном плане вам будет выгоднее это доделать.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Примените технику «ФИНИШ» к незаконченному проекту или задаче.

Ф— это главный проект, на котором вы сосредотачиваете всё свое внимание. Запишите его ниже.

__________________________

И— что вы делаете, чтобы не отрываться от работы?

План по освобождению от отвлекающих факторов:

__________________________

Н— вы обещаете себе погрузиться в проект или задачу прямо сейчас, а не откладывать его?

Да

Нет

И— какие способы, позволяющие вернуться к работе, вы для себя изобретете или усовершенствуете?

__________________________

Ш— вы стойко держитесь курса?

Да

Нет

Если вы отметили «нет», вернитесь, пожалуйста, к началу слова, чтобы прийти в рабочее состояние.

Или, если необходимо, перечитайте главу 2 и просмотрите еще раз Список-22 с перечнем причин, которые вас тянут назад, или перечитайте главу 4 — «Справляемся с прокрастинацией».

Наконец, как только вы достигнете отметки ФИНИШ — будь то целый проект или часть большого начинания, — отметьте по-праздничному окончание дела! Усильте эффект от завершения.

2. Посмотрите на акроним из пяти букв — ФИНИШ. Выделите в нем букву или принцип, которые для вас представляют особую трудность и являются главной причиной, по которой вы всё время переносите, бросаете и не можете закончить начатое. Запишите ниже эту букву и принцип, который ее описывает.

__________________________

Что вы сделаете, чтобы повернуть ход дела в обратную сторону?

__________________________

Как только вы почувствуете, что улучшили результаты по этой букве/проблеме в слове ФИНИШ, перейдите к следующей, которая вызывает у вас наибольшие трудности, — чтобы еще сильнее натренировать навык завершения дел, — и так пройдите по всем пяти буквам.

Яуже слышу, как кто-то из вас произносит: «Нет, только не цели и приоритеты! Хватит уже цели ставить и приоритеты расставлять. Расскажите мне лучше о том, чего я еще не знаю!»

Если вы уже читали книги по управлению временем, посещали семинар, посвященный этой теме, проходили онлайн-тренинг или присутствовали на веб-конференции, то, конечно, знаете: первое, чему там учат, — постановка цели и расстановка приоритетов. Даже если вы уже знакомы с ключевыми идеями эффективности, стоит еще раз рассказать об этих фундаментальных понятиях и рассмотреть их в контексте той сложившейся ситуации, в которой вы работаете и живете в настоящий момент. Практически везде на земном шаре сумасшедший ритм жизни. Вы, конечно, можете попробовать найти такое место, где не будет телефонных звонков и массы отвлекающих факторов, но сделать это с каждым разом всё труднее и труднее.